‘일잘러’의 필수 조건은 ‘이것’
‘일잘러’의 필수 조건은 ‘이것’
  • 김혜경 기자
  • 승인 2022.07.23 06:00
  • 댓글 0
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자기 계발에 관심이 많은 젊은 세대에게 ‘일잘러’(일 잘하는 사람)가 되는 비법을 알려주는 콘텐츠가 늘어나고 있다. ‘일잘러’의 조건은 여러 가지가 있겠지만, 다른 능력이 아무리 뛰어나도 이게 없으면 ‘일 못하는 사람’으로 기억되는 기본적인 능력이 있다. 바로 보고다.

“호랑이는 가죽을 남기고 직장인은 보고를 남긴다.” 최근 출간된 책 『보고는 요약이다』(갈매나무)는 이렇게 시작한다. 이 책에서 묘사하는 회사란 수많은 정보가 사람과 사람 사이를 오가며 얽혀 있는 곳이며, 회사원 한 명 한 명은 정보가 모였다가 다시 출발하는 허브와 같다. 따라서 정보를 처리해 전달하는 일, 즉 보고는 회사 생활의 알파이자 오메가다.

그러나 보고는 너무나 일상적이고 당연한 것으로 여겨져 그 방법에 대해서는 아무도 속 시원히 가르쳐 주지 않는다. 어떻게 해야 보고를 잘할 수 있을까? 삼성과 쿠팡에서 약 20년간 인사 업무를 이끌고, 국내외 유수의 기업과 공공기관 교육을 도맡아 온 저자들이 말하는 보고의 기술은 이렇다.

이들이 보고에서 가장 중시하는 것은 ‘요약’이며, 요약은 ‘C.O.R.E.’로 표현되는 네 가지 단계에 따라 이루어진다. ▲적극적으로 정보를 탐색하고, 핵심을 잡아내기(Catch) ▲정보를 상대방도 알고 있는 약속된 틀에 맞게 정리하기(Organize) ▲현장을 예측하고 실수 없이 현실화하기(Realize) ▲준비한 내용을 효과적으로 전달하기(Express). 이 중 사람들이 가장 어려워하는 부분은 마지막 ‘전달하기’일 것이다.

업무 상대와 논의가 필요하다면, 가장 먼저 ‘지금 이 말을 왜 하는지’를 설명하는 절차를 밟아야 한다. 상대를 배려한답시고 서론을 건너뛰고 본론으로 바로 들어가는 것은 좋지 않다. 바쁜 상대일수록 한꺼번에 많은 일에 관여하고 있을 확률이 높기에, 오히려 어떤 용건인지를 파악하느라 서로 감정과 시간을 낭비하게 될 수 있다.

업무상 대화를 시작할 때는 “어제 대리님께서 알아보라고 하신 내년도 경제 예측 관련 보고서입니다”와 같이 상대가 사용했던 표현을 그대로 사용하면 쉽고 빠르게 의미 전달을 할 수 있다. 말을 건넬 때도 이메일 제목을 쓸 때와 마찬가지로 내용을 요약하는 말과 함께 ‘협의’, ‘공유’, ‘요청’ 등의 목적을 밝혀 주면 상대방이 이해하는 데 도움이 된다.

보고서 작성에서는 ‘PEST’, ‘SWOT’ 같은 분석 방법도 중요하지만, “짜장면을 시켰는데 짬뽕을 만드는” 일이 일어나지 않도록 방향 설정을 주의해야 한다. 특히 제목에는 상대가 요구한 핵심 과제를 정확히 반영해야 한다. ‘사업 추진안’과 ‘사업 추진 타당성 검토 보고’는 완전히 다른 문서가 된다.

보고서의 목차를 구성할 때는 ‘문서는 상사의 질문에 대한 답변’이라는 원칙을 기억하자. 우선 상사가 궁금해 할 사항들을 쭉 적은 뒤, 내용에 따라 그룹으로 묶고 순서를 논리적으로 정리하면 간단히 목차를 완성할 수 있다.

보고를 잘 마무리하는 것도 중요하다. 보고서, 기획서 등은 대개 한 번에 확정되지 않고 계속해서 피드백을 거치며 최종 결과물인 ‘실행’을 향해 간다. 따라서 하나의 보고를 위해 아무리 공을 들였더라도 반드시 다음 단계가 있다는 것을 기억하고 대비해야 일이 쉬워진다. 책에서는 이런 이유로 보고나 회의 자리를 마무리할 때 다음 보고나 회의 일정을 정하고, 그때까지 해야 할 과제를 명확히 언급하라고 조언한다.

[독서신문 김혜경 기자]


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